Kompletacja zamówień: proces, stanowiska i kontrola jakości

Czym jest kompletacja zamówień i dlaczego decyduje o realizacji zamówienia

Kompletacja zamówień to etap przygotowania towaru do wysyłki: z magazynu pobiera się wszystkie elementy wskazane przez klienta i łączy w całość gotową do spakowania i wydania. Produkty pochodzą z różnych jednostek ładunkowych i lokalizacji, a następnie są składane w jedno zamówienie zgodne ze zleceniem.

Zamówienie może obejmować kilka sztuk tego samego artykułu albo zestaw różnych produktów o odmiennych gabarytach i wadze. Decydują o tym treść zamówienia i asortyment dostępny w magazynie.

Od sprawności i precyzji kompletacji zależy, czy klient dostanie wszystkie potrzebne produkty w oczekiwanym czasie. W dużym magazynie, gdzie przechowuje się tysiące, a nawet dziesiątki tysięcy pozycji, czynnik ludzki i błędy w lokalizacji towaru powodują opóźnienia.

Nawet drobna nieścisłość w kompletacji może wywołać reklamację klienta. Reklamacja to koszt, który zwykle przekracza wartość samego towaru.

Przebieg kompletacji krok po kroku

Schemat procesu jest taki sam niezależnie od skali magazynu. Najpierw zlecenie klienta trafia do realizacji i zmienia się w zadanie kompletacyjne — papierowe lub elektroniczne, z listą produktów, ilości i lokalizacji.

Następnie operator pobiera wskazane towary z regałów i innych miejsc składowania, zbierając je w jednym miejscu lub na jednym nośniku.

Kolejny krok to weryfikacja: porównanie ilości i asortymentu z zamówieniem oraz sprawdzenie stanu opakowań. Dopiero potem skompletowany zestaw trafia do strefy pakowania, gdzie powstaje gotowa przesyłka.

Pobranie, weryfikacja i przekazanie do pakowania to trzon każdej kompletacji.

Organizacja tych czynności wygląda inaczej w małym magazynie z kilkudziesięcioma SKU, a inaczej w centrum logistycznym z dziesiątkami tysięcy pozycji i tysiącami zamówień dziennie. W małym magazynie kompletacja jest prosta i często odbywa się „przy okazji” innych prac.

W centrum logistycznym staje się procesem wymagającym precyzyjnej organizacji, wdrożonych procedur, odpowiednich technologii i stałego mierzenia wydajności.

Modele i metody kompletacji: od człowieka do towaru po kompletację zbiorczą

Najpopularniejszy podział metod kompletacji wyróżnia dwa modele: „człowiek do towaru” i „towar do człowieka”. W pierwszym operator porusza się po magazynie i zbiera produkty z listy.

W drugim to system i infrastruktura dostarczają towar do stanowiska kompletacyjnego. Ten model w pełni oddaje charakter rozwiązań zautomatyzowanych.

W modelu „człowiek do towaru” mieści się kilka metod. Kompletacja pojedyncza to realizacja jednego zamówienia w danym czasie — jedna z najprostszych i najbardziej intuicyjnych. Pick and pack polega na tym, że operator na podstawie zamówienia papierowego lub elektronicznego gromadzi kolejne produkty bezpośrednio w strefie pakowania. To najczęściej wybierane i najtańsze rozwiązanie w niewielkich magazynach.

Kompletacja zbiorcza (batch picking) polega na zbieraniu pozycji dla wielu zamówień jednocześnie.

Metody wspomagane technologicznie obejmują rozwiązania z podświetleniem. Pick by light ułatwia znalezienie towarów z zamówienia dzięki lampce zapalającej się nad właściwą lokalizacją.

Put to light wykorzystuje podświetlane ekrany urządzeń transportowych, które wskazują, gdzie są produkty i dokąd je przewieźć. Obie metody wymagają wyższego stopnia automatyzacji magazynu, czyli większego nakładu kosztów, ale usprawniają proces.

Osobno planuje się trasy przejść operatora — na przykład trasę w kształcie litery „S”, która prowadzi pracownika przez kolejne alejki. Wybór metody zależy od asortymentu, skali operacji i stopnia automatyzacji magazynu; nie ma jednego rozwiązania optymalnego dla wszystkich.

Porównanie modeli kompletacji: człowiek do towaru vs. towar do człowieka

Zalety i wady metod kompletacji

Stanowiska i zadania w kompletacji

Podstawową rolę odgrywa magazynier lub operator kompletacji: pobiera towary z lokalizacji i odpowiada za zgodność zbioru z listą.

W większych magazynach dochodzi operator sprzętu magazynowego — w centrach logistycznych z regałami wysokiego składowania pracują wózki systemowe, a w obiektach zautomatyzowanych także układnice i roboty mobilne.

Poza kompletacją w procesie występują stanowiska pakowania i kontroli — tam trafia skompletowany zestaw i odbywa się ostateczna weryfikacja przed wysyłką.

Zakres zadań poszczególnych osób zmienia się wraz z poziomem automatyzacji i rozwiązaniami przyjętymi w systemie informatycznym magazynu. Im wyższy stopień automatyzacji, tym mniejszy wpływ czynnika ludzkiego na czas realizacji i liczbę pomyłek, ale jednocześnie inne kompetencje są wymagane od pracowników.

Wraz ze wzrostem automatyzacji rośnie znaczenie obsługi systemu: potwierdzania pobrań, pracy ze skanerami i terminalami oraz reagowania na komunikaty systemowe. Kompetencje pracowników odpowiedzialnych za kompletację trzeba więc rozpatrywać razem z technologią, którą się posługują.

Kontrola jakości w kompletacji: weryfikacja, skanowanie i zgodność z zamówieniem

Kontrola jakości w kompletacji sprowadza się do sprawdzenia trzech rzeczy: czy pobrany produkt jest tym, który zamówił klient, czy zgadza się ilość oraz czy opakowanie i sam towar są w należytym stanie.

Weryfikacja ilości i asortymentu jest nierozerwalnie związana z pobraniem — w wielu magazynach odbywa się na bieżąco, przy każdej pozycji.

Najprostszym i najtańszym narzędziem ograniczającym pomyłki jest skanowanie kodów kreskowych przy każdym pobraniu. Razem z systemem WMS pozwala porównać zeskanowany produkt z pozycją zlecenia i zablokować błędne pobranie, zanim towar trafi do pakowania.

Systemy informatyczne w logistyce automatyzują właśnie takie standardowe procesy — skanowanie kodów kreskowych, zarządzanie zamówieniami i śledzenie przesyłek — co przyspiesza pracę i minimalizuje ryzyko błędów.

WMS pełni tu rolę węzła łączącego kompletację z pozostałymi obszarami magazynu. Wiąże obsługę zwrotów z przyjęciami towaru, kontrolą jakości i zarządzaniem zapasami, dzięki czemu zwrócony produkt wraca do obiegu w kontrolowany sposób.

W branżach o dużej liczbie wariantów i masowych zwrotach, takich jak odzież, specjalistyczne funkcje systemów WMS automatyzują kontrolę jakości i ponowne etykietowanie towarów wracających od klientów. Cyfryzacja eliminuje przy tym błędy z ręcznego wprowadzania danych.

Wpływ kontroli jakości na skuteczność kompletacji

Co decyduje o sprawnej kompletacji i jak ją usprawniać

Na czas i dokładność kompletacji wpływa przede wszystkim rozmieszczenie towarów. Produkty o najwyższej rotacji powinny leżeć najbliżej stref kompletacji i pakowania, a te o niskiej rotacji — dalej.

Pomaga w tym analiza ABC: zgodnie z zasadą około 20% produktów generuje ok. 70% rocznej wartości sprzedaży, więc to one powinny trafić do tzw. golden zone, czyli obszaru najłatwiej dostępnego dla operatora. Dobrze zaprojektowany układ magazynu przekłada się na krótszy czas kompletacji.

Drugi filar to wydzielenie logicznych, funkcjonalnych stref: przyjęć, składowania, kompletacji, pakowania i wysyłek. Każda powinna być usytuowana tak, by minimalizować przemieszczenia towarów i ludzi.

Wydzielona strefa kompletacji porządkuje pracę i oddziela ją od pozostałych operacji.

Trzeci filar to dobór metody i procedur. Przejście z kompletacji pojedynczej na zbiorczą przy tym samym zespole i infrastrukturze zmniejsza liczbę przejść po magazynie o 40–60% — bez żadnych wdrożeń technicznych.

Skaner kodów kreskowych przy każdym pobraniu ogranicza błędy kompletacji o 60–80%, a jest przy tym rozwiązaniem stosunkowo niedrogim.

Dopełnieniem są sprzęt i system informatyczny: dobór technologii kompletacji do specyfiki magazynu, wdrożone procedury składowania i przenoszenia produktów, stopień automatyzacji oraz sprawny system działający w magazynie.

Kolejność działań ma znaczenie. Wdrożenie drogich rozwiązań technologicznych w magazynie z nieprawidłowym rozmieszczeniem produktów i brakiem procedur nie skróci czasu realizacji — poprawi jedynie szybkość wykonywania złego procesu. Technologia nie zastąpi uporządkowanej organizacji.

Liczy się też integracja kompletacji z pakowaniem: firmy, które projektują oba etapy razem, dobierając opakowania do asortymentu i metody pracy, osiągają wyraźnie krótszy czas przygotowania zamówień niż te, które traktują je oddzielnie.

Klienci przyzwyczaili się do szybkich dostaw, a opóźnienia przekładają się zarówno na porzucane koszyki, jak i na większą liczbę zwrotów.